Onnistu webinaarin järjestämisessä

Olemme saaneet aiheen tiimoilta paljon kyselyitä ja haluamme avata webinaarin onnistumiseen kymmenen askelta. Näitä noudattamalla myös ensikertalainen onnistuu. Webinaarille on monta nimeä, kuten mm. webcast, stream, videostreamaus tai livevideo. Webinaari on mahdollista skaalata myös suurelle yleisölle ja saavuttaa panostukselle merkittävä lisäarvo. Sisältö on tärkein, mutta niin on myös laadukas tuotanto. Autamme innolla molemmissa ja webcast-tiimillä on mittava kokemus webinaaritoteutuksista ja live-tapahtumista. Tässä ohjeet onnistumiseen:

 

1. Kysy itseltäsi, että onko webinaari oikea työkalu?

Verkkoseminaari voi olla hyvin tehokas koulutus- ja tiedoitustyökalu, mutta sen käyttöönottamispäätöksen tulee perustua tavoitteisiisi ja kohderyhmän tarpeisiin.

Pohdi ensin näitä asioita:

  1. Yleisöä & kohderyhmää
  2. Aiheita
  3. Aikaa, jonka tarvitset aiheen käsittelyyn

On tärkeää, että aiheesi aidosti kiinnostaa kohderyhmää ja onnistut käsittelemään aiheen kiinnostavasti sopivan pituisessa ajassa. Tavoitteesi on tarjota kohderyhmälle kokemus, jossa sisältö ja puitteet ovat tärkeässä roolissa. Paras tapa selvittää kohderyhmän kiinnostusta aiheen tiimoilta on tiedustella yhteistyökumppaneilta mietteitä ja kysyä suoraa heiltä.

 

2. Rekrytoi ja kerää projektitiimi ja rakenna suunnitelma webinaarille

Webinaarin kannalta tärkeimmät tiimiläiset ovat: järjestäjä (tuottaja), juontaja ja avustajat. On tärkeää muistaa, että yksi henkilö voi hoitaa myös jokaisen roolin. Tällöin laadukkaan webinaarin tuottamiseen kannattaa varata aikaa.

Järjestäjällä tai tuottajalla tarkoitetaan henkilöä, joka vastaa webinaarin aiheen kehittämisestä, markkinoinnista, rekisteröitymisestä ja viestinnästä osallistujien kesken ennen ja jälkeen webinaarin. Webinaarin aikana järjestäjällä voi olla rooli myös olla osana webinaaria esim. haastattelijana tai moderoimalla yleisön kysymyksiä. Tuottajan on hyvä varata eniten aikaa webinaariprojektille, sillä hän on päävastuussa kaikesta.

Juontaja tai esiintyjä on webinaarin asiantuntija. Ihannetapauksessa esiintyjä ehtii keskittyä ja panostaa esityksen sisältöön. Tällöin on parasta, että järjestäjä hoitaa käytännön asiat.

Avustajat voivat hoitaa järjestäjän määrittelemää roolia, joka voi olla keskustelujen moderointi tai ainiston kerääminen.

Suurissa webinaareissa on hyvä, että webinaarin projektitiimissä on laajaa osaamista. Toisaalta webinaarin voi järjestää myös yksin, mutta silloin työtaakka saattaa osoittautua raskaaksi. Meidän suosittelu on, että webinaareilla on järjestäjä ja esiintyjä. Lisäksi järjestäjä voi ostaa webinaarin laadukkaan teknisen toteutuksen tuotantoyhtiöltä.

 

TV-lähetystä aikoinaan / Kuva: Yle Elävä Arkisto

3. Valitse oikea formaatti webinaarille

Esittelen tässä neljä erilaista formaattia webinaarille ja mukana on myös formaattien plussat ja miinukset.

Yhden kaverin webinaari (one man show). Yksi henkilö järjestelee, esiintyy ja rakentaa webinaarin. Tässä plussana on ennen kaikkea, että projekti on yksissä käsissä, mutta samalla miinus on myös näkökulmien puutteessa. Lisäksi laatu sisällössä tai teknisesti voi jäädä alhaisemmaksi, jos yksin tekee kaiken.

Haastattelutyylissä haastattelija esittää asiantuntijalle ennalta määriteltyjä kysymyksiä. Webinaariin osallistuvalle tämä näyttäytyy keskustelevana ja kiinnostavana tyylinä. Kiinnostavuus on taattu varsinkin silloin kun parivaljakon juttu etenee ja on tyyliltään kiinnostavaa. Haastattelija kannustaa ja osallistaa myös yleisöä kysymään ja osallistumaan. Kaksikon tapauksessa haastattelija voi olla järjestävä taho ja asiantuntijan rooli on asiantuntijasisällössä.

Moderoitu paneelikeskustelu tarjoaa webinaarille kiinnostavan lähestymistavan. Tässä eri asiantuntijat tuovat pöytään oman osaamisen ja onnistuessaan kokonaisuus näyttäytyy kuulijalle herkullisena showna. Formaatin suurin haaste on webinaarin teemassa pysyminen, mutta toisaalta laaja teema voi mahdollistaa myös onnistumisen formaatissa.

Interaktiivinen formaatti webinaarissa on toteutettavissa pienemmän tiimin kanssa. Tällöin webinaarin totetuustyyliä voidaan luonnehtia tyyliltään yhteiseksi opintotuokioksi. Ryhmän tulee olla pieni, jotta vuoropuhelu ja harjoitukset saavat tilaa. Tässä formaatissa ennen kaikkea webinaarin järjestäjän rooli ja osaaminen on tärkeää. Formaatin heikko puoli on pienempi osallistujamäärä.

 

4) Suunnittele visuaalinen tyyli

Webinaari on audiovisuaalinen kokemus, jossa äänet ja visuaalisen viestin välittäminen on tärkeässä roolissa. Molempien tulee onnistua, jotta kokemus on onnistunut. Tavalliset diaesitykset eivät toimi, sillä usein niissä on liikaa tekstiä. Huomioi, että esityksessä on ainakin nämä diat:

  • Dia johdantoa varten, jossa tärkein info myös teknisistä asioista (mm. kirjautuminen sisään ym.).
  • Dia, joka esittelee esiintyjän, työnimikkeen ja valokuvan.
  • Dia, jossa pikakatsaus esityslistaan ja sisällön aihepiiriin.

 

5) Valitse oikea alusta webinaarille

Verkko on täynnä webinaarityökaluja. Esimerkkinä näistä mm. ClickMeeting, GoToWebinar ja Zoom. Youtube Live tarjoaa myös kustannustehokkaan työkalun.

Alustoita vertaillessa on tärkeää muistaa webinaarin mahdollinen osallistujamäärä. Moni yritys selviää alle 1000 osallistujan paketilla, mutta laajempi kulttuuritapahtuma webinaarin muodossa voi vetää reippaasti tätäkin enemmän ihmisiä linjoille.

Kartoita myös osallistamisen muotoja, eli tarvitsetko esim. videoyhteyden osallistujan kanssa tai mahdolliset chat-alustan kysymyksiä ja keskustelua varten.

 

6) Suunnitteli webinaarin agenda ja sisältö

Kannattaa suunnitella agendaa ja sisältöä reippaasti ennen webinaarin h-hetkeä. Tällöin sisältö hitsautuu asiantuntijoilla timantiksi ja kohtaaminen kohderyhmän kanssa tarjoaa uusia näkökulmia. Mikäli esiintyjiä on paljon, on yhden esiintyjän esitysaika hyvä pitää lyhyenä, jotta kokonaiskesto pysyy kiinnostavana. Suunnitelkaa sisältöä, näillä pääset liikkeelle:

  • Millaisia kysymyksiä esität asiantuntijalle?
  • Kuinka pitkä esitysaika on kullakin asiantuntijalla?
  • Materiaalien määräajat asiantuntijoille, jotta materiaalia esityvät halutussa aikataulussa.

 

Kuva: Yle Elävä Arkisto

 

7) Suunnittele harjoituswebinaari & harjoitelkaa

Sopikaa harjoitussessio webinaarille. Harjoitussessiossa on hyvä käydä läpi kaikki oleellinen, jotta olette tiimin kanssa valmiita liveä varten. Käykää läpi Webinaarityökalun ominaisuudet ja sen käyttö.

 

8) Valitse oikea tila webinaaria varten, stailaa tila, tarkasta laitteisto ja yhteydet

Tärkeää on, että tila on hiljainen ja valoisa. Kokoushuone on hyvä vaihtoehto, sillä ulkoista melua siellä on vähän. Valon osalta tärkeää olisi, että valo tulisi esiintyjän sivulta tai etuviistosta ilman että esiintyjä joutuu siristelemään silmiään. Älä kuvaa kohti valonlähdettä, sillä silloin etuala eli esiintyjät voivat jäädä tummiksi ja kuva saattaa näyttää tunkkaiselta.

Lisäksi on hyvä tehdä laitteiden tarkastus (kuulokkeet, kamerat ym.). Käytä aina ulkoista mikrofonia, jos vain mahdollista. Eli älä käytä tietokoneen sisäistä mikrofonia, sillä sen äänenlaatu on huono. Nykypäivänä lähes kaikkien kuulokkeiden johtoon on rakennettu toimiva mikrofoni.

 

9) Tee rekisteröintisivusto

Voit tehdä rekisteröinnin kun olet valinnut työkalun, jota käytät webinaarissa. Osa työkaluista sisältää myös rekisteröintiä varten toimivat rekisteröintivaihtoehdot. Osallistujien ilmoittautuminen erillisellä tapahtumalla (esim. Lyyti) on myös mahdollista.

Maksullinen webinaari takaa, että yhä useampi ilmoittautunut osallistuu. Mikäli pidät webinaarin maksuttomana ja kaikille avoimena, tulee sinun valmistautua siihen, että yli puolet ilmoittautuneista jättää osallistumatta. Osallistujilla on myös suurempia odotuksia, jos he maksavat sisällöstä. Mitä kalliimpi on hinta, sitä korkeammat ovat myös odotukset webinaaria kohtaan.


Jos haluat järjestää maksullisen webinaarin, niin pidä huolta, että sinulla on:

  1. Erityisen hyvä asiantuntemus aiheeseen
  2. Paljon koulutuskokemusta ja verkkokoulutuskokemusta
  3. Maksujen suorittaminen on osallistujalle yksinkertainen
  4. Näet potentiaalia konseptissa, jolloin voit harjoittaa sitä myös säännöllisesti

 

10) Julkaise webinaari ja aloita markkinointi

Hyvä aika julkaista webinaari on noin 2-3 viikkoa etukäteen. Markkinointia varten tarvitse:

Houkuttelevan ja lyhyen kuvauksen sisällöstä, vältä yksilöimästä liikaa osallistujia, jotta et vahingossa rajaa kohderyhmääsi turhaan. Hyviä markkinointipaikkoja ovat oma verkkosivustosi, tapahtumat alustoilla (esim. FB), uutiskirjeet, sosiaalisen median alustat ja julkiset tapahtumat.

 

Bonzun tärkein vinkki onnistuneeseen webinaariin

Ennen omaa webinaaria on tärkeää kartoittaa oman alan muita webinaareja ja mahdollisesti vierailla myös muiden alojen webinaareissa. Tätä kautta hahmotat miten ja mitkä yksityiskohdat ratkaisevat onnistumisen. Katso mitä muut tekevät, opi ja jalosta. Seuraamme ja rakennamme Webinaareja. Osaamme auttaa tilanteessa, jossa laatu ja kokemus halutaan viedä huipulle.

Ota yhteyttä ja pyydä apua tuottajalta: julius@bonzu.fi. 

Bonzu on vuonna 2015 perustettu luova tuotantoyhtiö. Meiltä saat sitä hyvää. 

 

Lähteet:

Kuvat: Yle Elävä Arkisto

Alkuperäinen artikkeli: https://www.techsoup.org/support/articles-and-how-tos/10-steps-for-planning-a-successful-webinaari